Pengertian Total Quality Management

Total Quality Management

TQM atau Total Quality Management (Bahasa Indonesia: manajemen kualitas total) adalah strategi manajemen yang ditujukan untuk menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses dalam organisasi. Sesuai dengan definisi dari ISO, TQM adalah "suatu pendekatan manajemen untuk suatu organisasi yang terpusat pada kualitas, berdasarkan partisipasi semua anggotanya dan bertujuan untuk kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan serta memberi keuntungan untuk semua anggota dalam organisasi serta masyarakat."

Filosofi dasar dari TotalQuality Management  adalah "sebagai efek dari kepuasan konsumen, sebuah organisasi dapat mengalami kesuksesan."

Kendaraan yang digunakan dalam TQM:

1.     Manajemen Harian

2.     Manajemen Kebijakan

3.     Manajemen Cross-functional

TQM telah digunakan secara luas dalam manufaktur, pendidikan, pemerintahan, dan industri jasa, bahkan program-program luar angkasa dan ilmu pengetahuan NASA.

Dalam era globalisasi dan liberalisasi perdagangan, terjadi berbagai perubahan dalam hampir semua aspek, misalnya dalam aspek ekonomi, politik, sosial budaya, teknologi, hukum, hankam, dan aspek lainnya. Berbagai tren baru dalam lingkungan manufaktur membawa dampak terhadap kualitas.

Kelangsungan hidup perusahaan sangat tergantung pada kemampuan untuk memberi respons terhadap perubahan-perubahan tersebut secara efektif. Umumnya perubahan yang terjadi disebabkan oleh berbagai kekuatan yang ada, baik internal maupun eksternal.

Ada empat kekuatan eksternal utama, yaitu karakteristik demografi, kemajuan teknologi, perubahan pasar, dan tekanan sosial serta politik.

Total Quality Management  merupakan suatu konsep manajemen modern yang berusaha untuk merespons secara tepat terhadap setiap perubahan yang ada, baik yang didorong oleh kekuatan eksternal maupun internal. TQM lebih berfokus pada tujuan perusahaan untuk melayani kebutuhan pelanggan dengan memasok barang dan jasa yang memiliki kualitas setinggi mungkin.

Kehadiran TQM sebagai paradigma baru menurut komitmen jangka panjang dan perubahan total atas paradigma manajemen tradisional. Perlunya perubahan total dikarenakan cara menjalankan bisnis dengan TQM berbeda sekali dengan cara tradisional. Perbedaan pokok adalah berupa karakteristik yang tercakup dalam unsur-unsur TQM, yang meliputi:

· Fokus pada pelanggan eksternal dan internal

· Memiliki obsesi tinggi terhadap kualitas

· Pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah

· Adanya komitmen jangka panjang

· Kerja sama tim

· Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan

· Perbaikan proses secara berkesinambungan

· Adanya pendidikan dan pelatihan karyawan yang bersifat bottom-up

· Adanya kebebasan yang terkendali

· Adanya kesatuan tujuan

Munculnya TQM juga dikarenakan adanya kekurangan atau kesalahan dalam menjalankan bisnis dengan mengunakan pendekatan tradisional. Beberapa kekurangan atau kesalahan tersebut (Fandy, 1995:329), antara lain sebagai berikut:

• Berfokus pada jangka pendek
• Cenderung bersifat arogan, tidak berfokus pada pelanggan
• Memandang rendah kontribusi potensial karyawan
• Menganggap bahwa mutu yang lebih baik hanya dapat dicapai dengan biaya yang tinggi
• Mengutamakan bossmanship bukan leadership

Hasil analisis yang dilakukan Benson (et al., 1991) (dalam Hessel, 2003:81) persepsi manajer mengenai manajemen kualitas ideal dan actual dengan instrument tentang delapan area kritikal manajemen kualitas, yaitu peran kepemimpinan, kebijakan kualitas, training product service design, manajemen kualitas pemasok, data kualitas dam pelaporan serta hubungan karyawan. Alat analisis digunakan adalah regresi berganda. Hasil analisis menunjukkan bahwa organizational quality context ternyata mempengaruhi persepsi manajemen kualitas actual maupun ideal.

Pengaruh penerapan TQM pada kinerja organisasi (Hessel, 2003:84) meliputi atas berikut ini.

1.    Proses desain produk.

2.    Manajemen arus proses.

3.    Statistical quality control.

4.    Hubungan jangka panjang dengan pelanggan.

5.    Sikap kerja pekerja

6.    Kinerja organisai pada keunggulan kompetitif.

Read More

Pengertian Supply Chain Management

Supply Chain Management

 Supply Chain Management (Manajemen Rantai Suplai) adalah koordinasi dari bahan, informasi dan arus keuangan antara perusahaan yang berpartisipasi. Manajemen rantai suplai bisa juga berarti seluruh jenis kegiatan komoditas dasar hingga penjualan produk akhir ke konsumen untuk mendaur ulang produk yang sudah dipakai.

• Arus material melibatkan arus produk fisik dari pemasok sampai konsumen melalui rantai, sama baiknya dengan arus balik dari retur produk, layanan, daur ulang dan pembuangan.
• Arus informasi meliputi ramalan permintaan, transmisi pesanan dan laporan status pesanan, arus ini berjalan dua arah antara konsumen akhir dan penyedia material mentah.
• Arus keuangan meliputi informasi kartu kredit, syarat-syarat kredit, jadwal pembayaran dalam penetapan kepemilikandan pengiriman. (Kalakota, 2000, h198)

Tujuan utama dari Supply Chain Management adalah:

1. penyerahan / pengiriman produk secara tepat waktu demi memuaskan konsumen
2. mengurangi biaya
3. meningkatkan segala hasil dari seluruh supply chain (bukan hanya satu perusahaan)
4. mengurangi waktu
5. memusatkan kegiatan perencanaan dan distribusi

 Komponen Supply Chain Management dan Teknologi

Sistem Supply Chain Management memiliki kemampuan sebagai berikut:

1. Aliran informasi bergerak sangat cepat dan akurat antara elemen jaringan supply chain seperti: Pabrik, Suppliers, Pusat distribusi, Konsumen, dan sebagainya).
2. Informasi bergerak sangat cepat untuk menanggapi perpindahan produk
3. Setiap elemen dapat mengatur dirinya
4. Terjadi integrasi dalam proses permintaan dan penyelesaian produk
5. Kemampuan internet.

Peralatan fungsional yang dimiliki sistem Supply Chain Management adalah:

• Demand management/forecasting yaitu perangkat peralatan dengan menggunakan teknik-teknik peramalan secara statistik. Perangkat ini dimaksudkan untuk mendapatkan hasil peramalan yang lebih akurat.
• Advanced planning and scheduling yaitu suatu peralatan dalam rangka menciptakan taktik perencanaan, jangka menengah dan panjang berikut keputusan-keputusan menyangkut sumber yang harus diambil dalam rangka melengkapi jaringan supply.
• Transportation management yaitu suatu fungsi yang berkaitan dengan proses pendisitribusian produk dalam supply chain.
• Distribution and deployment yaitu suatu alat perencanaan yang menyeimbangkan dan mengoptimalkan jaringan distribusi pada waktu yang diperlukan. Dalam hal ini, Vendor Managed Invetory dijadikan pertimbangan dalam rangka optimalisasi.
• Production planning yaitu suatu perencanaan produksi dan jadwal penjualan menggunakan taraf yang dinamis dan teknik yang optimal.
• Available to-promise yaitu suatu tanggapan yang cepat dengan mempertimbangkan alokasi, produksi dan kapasitas transportasi serta biaya dalam keseluruhan rantai supply .
• Supply chain modeler yaitu suatu perangkat dalam bentuk model yang dapat digunakan secara mudah guna mengarahkan serta mengontrol rantai supply. Melalui model ini, mekanisme kerja dari konsep supply chain dapat diamati.
• Optimizer .The optimizer ibarat jantung dari sistem supply chain management. Dalamnya terkandung: linear & integer programming, non-linear programming, heuristics and genetic algorithm. Genetic algorithm adalah suatu computing technology yang mampu mencari serta menghasilkan solusi terbaik atas jutaan kemungkinan kombinasi atas setiap parameter yang digunakan

Permasalahan yang biasa terjadi pada Supply Chain Management adalah :

1. Distribusi Konfigurasi Jaringan: Jumlah dan lokasi supplier, fasilitas produksi, pusat distribusi ( distribution centre/D.C.), gudang dan pelanggan.
2. Strategi Distribusi: Sentralisasi atau desentralisasi, pengapalan langsung, Berlabuh silang, strategi menarik atau mendorong, logistik orang ke tiga.
3. Informasi: Sistem terintregasi dan proses melalui rantai suplai untuk membagi informasi berharga, termasuk permintaan sinyal, perkiraan, inventaris dan transportasi dsb.
4. Manajemen Inventaris: Kuantitas dan lokasi dari inventaris termasuk barang mentah, proses kerja, dan barang jadi.
5. Aliran dana: Mengatur syarat pembayaran dan metodologi untuk menukar dana melewati entitas didalam rantai suplai.

Read More

Pengertian Management File

Management File

Pengertian Management File

Management File adalah metode atau struktur data yang digunakan sistem operasi untuk mengatur kegiatan dan mengorganisir file pada disk atau partisi. File system juga dapat diartikan sebagai partisi atau disk yang digunakan untuk menyimpan berbagai file dalam cara tertentu. Cara memberi suatu file system ke dalam disk atau partisi dengan cara melakukan Format.

Manfaat Manajemen File

Dapat mengurangi resiko kehilangan file yang dikarenakan terhapus secara tidak disengaja, tertimpa file baru, tersimpan dimana saja, maka dari itu penerapan Management File sangatlah penting agar hal lain yang tidak kita inginkan tidak terjadi.

Fungsi Manajemen File

Beberapa fungsi yang diharapkan dari pengelolaan file adalah :

1.  Penciptaan, modifikasi, dan penghapusan file.
2.  Mekanisme pemakaian file secara bersama.
3. Kemampuan backup dan recovery untuk mencegah kehilangan karena kecelakaan atau dari upaya  penghancuran informasi.
4. Pemakai dapat mengacu file dengan nama simbolik (Symbolic name) bukan menggunakan penamaan yang  mengacu perangkat fisik.
5. Pada lingkungan sensitif dikehendaki informasi tersimpan aman dan rahasia.
6. Sistem file harus menyediakan interface user-friendly.

Maka dari itu Management File ialah suatu cara yang sangat diperlukan untuk mencegah atau mengurangi suatu kejadian file hilang dan sebagainya supaya bisnis kita lancar tanpa ada suatu halangan apapun.

Read More

Pengertian Knowledge Management

Knowledge Management

Knowledge Management adalah kumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan, menganalisis, mengorganisasi, meningkatkan, dan membagikan pengertian dan pengalaman. Pengertian dan pengalaman semacam itu terbangun atas pengetahuan, baik yang terwujudkan dalam seorang individu atau yang melekat di dalam proses dan aplikasi nyata suatu organisasi. Fokus dari MP adalah untuk menemukan cara-cara baru untuk menyalurkan data mentah ke bentuk informasi yang bermanfaat, hingga akhirnya menjadi pengetahuan.

Cut Zurnali (2008) mengemukakan istilah knowledge management pertama sekali digunakan oleh Wiig pada tahun 1986, saat menulis buku pertamanya mengenai topik Knowledge Management Foundations yang dipublikasikan pada tahun 1993. Akhir-akhir ini, konsep knowledge management mendapat perhatian yang luas. Hal ini menyatakan secara tidak langsung proses pentransformasian informasi dan intellectual assets ke dalam enduring value. Knowledge management merupakan kekhususan organisasi (organization-specific), ketika perhatian dasarnya adalah ekploitasi dan pengembanganorganizational knowledge assets kepada tujuan-tujuan organisasi selanjutnya. Knowledge management bukan merupakan sesuatu yang lebih baik (better things), tapi untuk mengetahui bagaimana mengerjakan sesuatu dengan lebih baik (things better).

Menurut Dr. Yogesh Malhotra (2003) president and founding chairman dari Brinnt Institute menyatakan bahwa “knowledge is the potential for action based upon data, information, insights, intuition and experience”. Yang artinya pengetahuan adalah potensi untuk tindakan yang berdasar pada data, informasi, wawasan, intuisi dan pengalaman.

Tiwana (1999) mendefinisikan Knowledge Management secara luas dalam arti memanajemeni pengetahuan sebagai “ ...management of organizational knowledge for creating business value and generating a competitive advantage.” Knowledge Management memberikan kemampuan untuk mencipta, mengkomunikasikan dan menerapkan pengetahuan yang diperlukan dan berguna bagi pencapaian semua jenis tujuan bisnis. Tiwana juga menjelaskan “Knowledge management is the ability to create and retain greater value from core business competencies." Knowledge Management menyelesaikan masalah bisnis partikular mencakup penciptaan dan penyebaran barang atau jasa inovatif, mengelola dan memperbaiki hubungan dengan para pelanggan, mitra dan pemasok, juga mengadministrasi serta meningkatkan praktek dan proses kerja.

Probst (2001) mengemukakan bahwa knowledge adalah keseluruhan bagian dari pengetahuan yang ada dan keterampilan individu yang digunakan untuk memecahkan masalah. Knowledge tersebut terbagi dalam teori dan praktek yang pada umumnya berupa aturan dan petunjuk untuk mengambil keputusan. Knowledge bergantung pada data dan informasi yang dimiliki oleh suatu personal yang merefleksikan tentang suatu pendapat.

Menurut Laudon dan Laudon (2002), knowledge management berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnis. Knowledge Management adalah serangkaian proses yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut.

Menurut Honeycutt, (2000) Knowledge management adalah suatu disiplin yang memperlakukan modal intelektual sebagai aset yang dikelola. Sistem knowledge management memberikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada saat yang tepat. Knowledge management mengubah pengalaman dan informasi menjadi hasil.

Barclay dan Murray (2002,p.1) mendefinisikan Knowledge Management sebagai suatu aktivitas bisnis yang mempunyai dua aspek penting, yaitu:

1. Memperlakukan komponen pengetahuan dalam aktivitas-aktivitas bisnis yang direfleksikan dalam strategi, kebijakan, dan berbagai praktek perusahaan secara keseluruhan.

2. Membuat suatu hubungan langsung antara aset intelektual perusahaan baik yang explicit maupun tacit untuk mencapai tujuan perusahaan.

Read More

Pengertian Management Trainee

Management Trainee

Sering kita mendengar ada lowongan yang dibuka oleh perusahaan untuk mengisi posisi Management Trainee. Istilah yang dipakai oleh perusahaan bisa berbeda-beda, seperti Management Trainee, Management Development Program, Graduate Management Associates Programme, Graduate Trainee, Development Program, Program Pendidikan, Program Pengembangan Staff, dan lain sebagainya. Meskipun nama program yang ditawarkan berbeda-beda, akan tetapi esensinya tetaplah sama. Menurut pemahaman saya, paling tidak ada beberapa keuntungan seorang Management Trainee dalam mengaplikasikan teori di lapangan di antaranya :

• Masih fresh jadi segala teori kuliah bisa diingat, minimal bongkar2 buku sedikit
• Idealisme tinggi (bagi beberapa yang tak terseret arus)
• Belum terkontaminasi orang lapangan

Melalui 3 hal itu pekerjaan seorang MT menjadi lebih menarik, bagaimana analisa mendalam dari satu kasus dilakukan dengan “polos” dan itulah yang sesungguhnya diinginkan atasan…Beberapa harus diakui mentah dan tidak dapat diaplikasikan, namun dengan kreasinya sendiri seorang MT dapat melebur ke tengah2 orang ‘lama’ dengan tentunya tidak kehilangan jati dirinya, teori2, kerangka berpikir, sehingga dengan kehidupannya di tengah2 orang yang jauh berpengalaman seorang MT dapat membawa kesegaran tersendiri. Prinsip bekerja cerdas misalkan, dengan tidak mempermasalahkan jam kerja malah melihat kualitas jam kerja merupakan suatu hal menarik, kerja 20 hasil 80, bagaimana 20 kinerja bisa menghasilkan 80, artinya prioritas2 tertentu dari pekerjaan dapat diselesaikan.

Saat ini saya sedang meninggalkan tempat kerja saya di Jawa Timur, betapa senang jika rekan2 di sana sering menelpon dan memberi kabar beberapa progress dari pekerjaan, terutama yang berkaitan dengan perencanaan yang sempat saya godog namun belum dieksekusi, betapa senangnya beberapa perubahan kecil yang diambil mampu memberi hasil..Itu suatu bukti sebagai Management Trainee sebelumnya kan?

Ya, itu tetap butuh waktu, proses yang dijalani tanpa sadar perlahan memberi kematangan berpikir, atasan selalu meminta hasil instan, boleh saja dikejar hasil instan..namun ketika 80% kapasitas saya curahkan untuk hasil instan maka saya akan setiap hari bekerja keras, bukan cerdas..jika dibalik, 20% saja untuk hasil instan, dan yang 80% lain dikelola untuk perubahan2 kecil namun kontinyu sesuai prinsip kaizen..

Terlalu teoritis? tidak juga, briefing misalkan, membiasakan diri memberi briefing dan memberi komando bawahan supaya melakukan briefing dengan bawahan mereka lagi dengan guidance jelas akan menciptakan sistem yang menarik, kesinambungan visi kerja dapat dicapai sehingga level terbawah digerakkan mencapai tujuan, bukankah demikian definisi kepemimpinan sesungguhnya?memberi pengaruh sehingga orang2 yang dipimpin bergerak ke arah dan tujuan yang sama…

Management Trainee merupakan proses rekruitmen dan pencarian sumber daya manusia dengan kualitas tertentu dalam bidang tertentu, yang dilatih untuk ‘menduduki’ posisi kunci dalam sebuah perusahaan. Menurut Inge Santoso, seorang trainer yang biasa memberikan pelatihan di sejumlah perusahaan besar, yang ditekankan pada MT adalah aspek psikologis. Para peserta pelatihan, katanya, biasanya tidak melihat potensi besar yang mereka miliki. ‘’Tugas kami di sini menyadarkan mereka untuk melihat potensi terpendam mereka,’’ ujarnya.

Setelah sadar, mereka biasanya berusaha menggali dan memperbaiki kinerja mental mereka. Dampak setelah mengikuti pelatihan tersebut, mereka menjadi lebih giat dan bekerja secara total. Kehidupan pribadi dan sosial mereka, lanjut Inge, juga semakin bagus. Tidak ada latar belakang pendidikan khusus untuk menjadi seorang MT. Tergantung perusahaan, posisi untuk bidang apa yang dibutuhkan. Di Amerika, yang banyak membutuhkan MT adalah bidang ritel, jasa, dan department store. Di Indonesia pencarian MT ditawarkan oleh perbankan. Hanya saja, nama MT menjadi businees development programme. Iwan Setiawan, trainer dari Forever Young Indonesia, sebuah perusahaan multi level marketing, mengungkapkan, yang ditekankan pada para MT ialah pengembangan karakter. Diharapkan, setelah mengikuti pelatihan, para anggota di perusahaannya akan lebih kuat dan stabil. ‘’Manusia tersusun dari fisik, mental, emosi, dan rohani. Satu sama lain harus saling terkait,’’ ujarnya.

Di perusahaan tempat Iwan bekerja, profesi MT masuk dalam bagian training dan human resources development (HRD). Itu tidak selalu berlaku demikian, tergantung kebijakan masing-masing perusahaan. Tergantung kebijakan perusahaan juga berlaku pada lamanya program pelatihan yang diberikan untuk MT. Ada perusahaan yang mewajibkan MT mengikuti pelatihan antara 1-2 tahun dengan diberi pengetahuan tentang pengendalian bisnis, pembuatan kebijakan, rencana manajerial, dan membangun jaringan komunikasi.

Ada perbedaan antara masuk kerja pertama sebagai karyawan dan MT. Bila sebagai karyawan, seseorang harus menjalani masa percobaan. Sementara bila sebagai MT, ia akan menjalani masa evaluasi. Sebagai tambahan, peserta MT biasanya akan diputar tempat tugasnya. Dengan kata lain, mereka menjalani sistem perputaran (rolling system). Setiap selesai tugas pada satu bagian tertentu, mereka akan dievaluasi. Demikian seterusnya hingga selesai masa evaluasi. Setelah masa evaluasi berakhir, MT tidak akan lagi di-rolling. Itu berarti saatnya ia mulai membangun karier di perusahaan tersebut. Bagaimana Proses Seleksi Management Trainee? Program Management Trainee (MT) adalah program pengembangan karyawan dengan pola rekrutmen dan jalur yang khusus. Khusus karena kriteria rekrutmen yang dipakai biasanya lebih tinggi, dan kadang kala sangat tinggi bila dibandingkan dengan kriteria rekrutmen untuk karyawan dengan pola biasa. Mulai dari syarat indeks prestasi (IPK) yang tinggi, pengalaman organisasi yang memadai, kemampuan atau skill yang cukup, hingga penguasaan bahasa asing yang baik. MT dirancang khusus untuk menyiapkan kader-kader pemimpin perusahaan di masa depan. Oleh karena itu proses seleksi program MT dilakukan dengan sangat ketat, baik dilaksanakan sendiri oleh bagian SDM perusahaan maupun dengan menyerahkannya kepada konsultan terpercaya.

Read More