Pengertian Change Management

Change Management

Perubahan bisnis dan lingkungannya dengan begitu cepat harus diiringi pula dengan manuver-manuver jitu jika tidak ingin terlindas atau kalah dari kompetisi. Perubahan ini tidak hanya berdampak terhadap sistem, tapi juga pelaksana sistem itu sendiri, yaitu Manusia. Yang selanjutnya menjadi masalah adalah elemen manusia merupakan bagian yang memiliki resistensi (penolakan) paling besar. Istilahnya adalah Status Quo. Maka dari itu, dibutuhkan sebuah pendekatan agar Manusia, sebagai elemen paling penting, memiliki pandangan yang positif terhadap perubahan, bahkan siap menjadi bagian di dalamnya. Pendekatan ini disebut Change Management atau Manajemen Perubahan.

Secara definisi, Change Management adalah sebuah proses terstruktur dan sistematis untuk membantu transisi individu, tim kerja, ataupun organisasi dari sebuah kondisi ke arah tujuan yang diinginkan.

Komponen yang harus ada di dalam Change Management adalah :

1. Motivating Change. Mendorong kesiapan untuk berubah dan mengatasi setiap penolakan terhadapnya.
2. Creating a Vision. Merumuskan arah perubahan yang diharapkan.
3. Developing Political Support. Mempersiapkan para Agen Perubah (Change Agent), termasuk para informal leader.
4. Managing the Transition. Menyusun rencana aktivitas, membangun komitmen dan struktur komite.
5. Sustaining Momentum. Mempersiapkan infrastruktur perubahan, membangun sistem pendukung bagi para Agen Perubah, membangun kompetensi dan keahlian baru, dan mengapresiasi kemajuan sekecil apapun.

Bila salah satu komponen di atas tidak dilaksanakan dengan baik, maka beresiko terhadap keberhasilan perubahan itu sendiri, seperti :

Langkah 1 tidak dijalankan / cukup seadanya = Status Quo akan terjaga di titik ekstrim.

Langkah 2 tidak dijalankan / cukup seadanya = Perubahan terjadi dengan arah yang tidak jelas dan terjadi kebingungan.

Langkah 3 tidak dijalankan / cukup seadanya = Akan terjadi sabotase.

Langkah 4 tidak dijalankan / cukup seadanya = Fungsi-fungsi di dalam organisasi akan sulit beroperasi.

Langkah 5 tidak dijalankan / cukup seadanya = Perubahan tidak akan mencapai titik yang diharapkan.

Kondisi dunia sekarang ini dihadapkan pada suatu ketidakpastian yang semakin general dan integral.Untuk menghadapi ketidakpastian tersebut maka hal yang harus dilakukan adalah melakukan perubahan yang terus menerus dengan kualitas yang semakin meningkat.Sehingga mampu menjadi Bola Salju yang semakin besar semakin dapat menghadang badai ketidak pastian.

Sebaliknya jika organisasi terlambat melakukan perubahan atau perubahan yang dilakukan tidak signifikan terhadap tuntutan konsumen dan masyarakat,atau perubahannya tertinggal oleh pesaing maka organisasi akan digilas oleh keadaan dan bisa menghilang dari peredaran.

Michael Hammer dan James Champy menuliskan bahwa ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer, competition, dan change.( Michael Hammer dan James Champy, Reengineering the Corporation : A Manifesto for Business Revolution, 1994) Pelanggan menjadi penentu, pesaing makin banyak, dan perubahan menjadi konstan.

Persoalan utama didalam melakukan perubahan adalah Resistensi Individual,yang bisa timbul karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan, maka individu punya potensi sebagai sumber penolakan atas perubahan.

Coch dan French Jr. mengusulkan ada enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi perubahan ( L. Coch dan J.R.P.French, Jr. “Overcoming Resistance to Change”, 1948)

1. Pendidikan dan Komunikasi. Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya.
2. Partisipasi. Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil keputusan.
3. Memberikan kemudahan dan dukungan. Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan. Memang memakan waktu, namun akan mengurangi tingkat penolakan.
4. Negosiasi. Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka.
5. Manipulasi dan Kooptasi. Manipulasi adalah menutupi kondisi yang sesungguhnya. Misalnya memlintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan.
6. Paksaan. Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan.

Pendekatan klasik yang dikemukaan oleh Kurt Lewin mencakup tiga langkah. Pertama : UNFREEZING the status quo, lalu MOVEMENT to the new state, dan ketiga REFREEZING the new change to make it permanent (Kurt Lewin, Field Theory in Social Science, 1951) Melalui strategi yang dikemukakan oleh Kurt Lewin, kekuatan pendukung akan semakin banyak dan kekuatan penolak akan semakin sedikit.

Unfreezing : Upaya-upaya untuk mengatasi tekanan-tekanan dari kelompok penentang dan pendukung perubahan. Status quo dicairkan, biasanya kondisi yang sekarang berlangsung (status quo) diguncang sehingga orang merasa kurang nyaman.

Movement : Secara bertahap (step by step) tapi pasti, perubahan dilakukan. Jumlah penentang perubahan berkurang dan jumlah pendukung bertambah. Untuk mencapainya, hasil-hasil perubahan harus segera dirasakan.

Refreezing : Jika kondisi yang diinginkan telah tercapai, stabilkan melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru, dan cara pengelolaan organisasi yang baru lainnya. Jika berhasil maka jumlah penentang akan sangat berkurang, sedangkan jumlah pendudung makin bertambah.

Change Management amat tergantung dari pemimpinnya,Karena budaya pemimpin akan mewarnai arah perubahan organisasi.Untuk itu faktor pemimpin menjadi kunci utama keberhasilan sebuah perubahan. Seorang pemimpin yang mampu membawa perubahan organisasi menjadi lebih baik adalah :

1. Punya Visi yang Inspiring dan Mampu menjadi motivasi bagi seluruh anggota organisasi
2. Punya program kerja yang Terperinci,terarah dan terukur.
3. Perubahan itu dimulai dari diri seseorang pemimpin itu sendiri yang memberikan tauladan bagi seluruh anggota organisasi
4. Membangun kebijaksanaan,melalui kemampuan mendengarkan yang baik.Sebab dengan mengerti orang lain anda mendapatkan kebijaksanaan, mengerti diri sendiri anda mendapatkan pencerahan.
5. Fleksibelitas.Mampu bergerak dan berubah pada situasi apapun.
6. Mampu melihat keunikan para anggota organisasinya
7. Mampu menempatkan orang yang tepat pada pekerjaan/jabatan yang tepat.
8. Selalu mempunyai cara untuk menyelesaikan persoalan dengan berfikir dan bertindak diluar kebiasaan.
9. Selalu menjadi harapan bagi seluruh anggota organisasi

Dengan demikian, perubahan apapun, kebijakan, lokasi, waktu kerja, dst. harus direncanakan dengan matang dan dilaksanakan serta dimonitor dengan baik dan hati-hati.