Management By Objective

Management By Objective

Management By Objective (MBO) didefinisikan sebagai sistem manajerial yg komprehensif yg memadukan banyak aktivitas manajerial yg penting secara sistematis,  dengan sadar diarahkan untuk mencapai sasaran organisasi dan individual secara efektif dan efisien (koontz:1984). Sebagian orang menganggap MBO sebagai suatu alat penilaian namun yg lain menyatakan MBO sebagai teknik memberikan motivasi. bagi pendapat lainnya MBO dipandang sebagai sarana perencanaan dan pengendalian. ada juga yg masih memandang MBO dalam arti yg sempit dan terbatas.

Manfaat Management By Objective :

• MBO memiliki manfaat dalam meningkatkan kualitas pengelolaan organisasi.
• MBO memaksa para manajer untuk memikirkan perencanaan untuk mencapai hasil-hasil, dan bukan semata- mata merencanakan sejumlah aktivitas dan pekerjaan.
• MBO juga bisa memaksa manajer untuk memperjelas berbagai peran dan struktur organisasi
• MBO menuntut setiap posisi diisu oleh orang yg tepat dan sesuai dengan posisi tersebut.
• bagi MBO , setiap orang yg bekerja di dalam organisasi tidak sekedar bekerja secara mekanis dengan mengikuti instruksi yg ada dan menunggu perintah ,  bimbingan dan berbagai keputusan dari atasannya.
• MBO mampu membantu terciftanya suatu perencanaan yg efektif juga terbukti mampu melakukan pengendalian yg efektif.

Kelemahan Management By Objective :

• MBO terlihat sekilas sangat sedrhana namun di balik kesedrhanaannnya membuat para manajer MBO harus benar- benar memahaminya sebab jika tidak maka mereka akan sulit menjelaskannya kepada bawahan.
• MBO tidak bisa berhasil apabila tidak mampu memberikan garis-garis pedoman yg perlu. oleh karena itu manajer harus mengeyahui dengan tepat tujuan perusahaan dan aktivitasnya (sesuai dengan tujuan tersrbut).
• tujuan yg kurang jelas akan berakibat para manajer tidak mampu menyesuaikan diri dengan MBO.
• MBO juga ditemui kesulitan dalam menetapkan tujuan-tujuan.
• bagi organisasi yg menggunakan MBO penetapan tujuan biasanya dilakukan untuk jangka pendek yg kurang dari setahun.
• penerapan MBO juga menyebabkan ketidakluwesan dalam hal perubahan sasaran dubandingkan kobsep manajemen lainnya.

Read More

Pengertian Change Management

Change Management

Perubahan bisnis dan lingkungannya dengan begitu cepat harus diiringi pula dengan manuver-manuver jitu jika tidak ingin terlindas atau kalah dari kompetisi. Perubahan ini tidak hanya berdampak terhadap sistem, tapi juga pelaksana sistem itu sendiri, yaitu Manusia. Yang selanjutnya menjadi masalah adalah elemen manusia merupakan bagian yang memiliki resistensi (penolakan) paling besar. Istilahnya adalah Status Quo. Maka dari itu, dibutuhkan sebuah pendekatan agar Manusia, sebagai elemen paling penting, memiliki pandangan yang positif terhadap perubahan, bahkan siap menjadi bagian di dalamnya. Pendekatan ini disebut Change Management atau Manajemen Perubahan.

Secara definisi, Change Management adalah sebuah proses terstruktur dan sistematis untuk membantu transisi individu, tim kerja, ataupun organisasi dari sebuah kondisi ke arah tujuan yang diinginkan.

Komponen yang harus ada di dalam Change Management adalah :

1. Motivating Change. Mendorong kesiapan untuk berubah dan mengatasi setiap penolakan terhadapnya.
2. Creating a Vision. Merumuskan arah perubahan yang diharapkan.
3. Developing Political Support. Mempersiapkan para Agen Perubah (Change Agent), termasuk para informal leader.
4. Managing the Transition. Menyusun rencana aktivitas, membangun komitmen dan struktur komite.
5. Sustaining Momentum. Mempersiapkan infrastruktur perubahan, membangun sistem pendukung bagi para Agen Perubah, membangun kompetensi dan keahlian baru, dan mengapresiasi kemajuan sekecil apapun.

Bila salah satu komponen di atas tidak dilaksanakan dengan baik, maka beresiko terhadap keberhasilan perubahan itu sendiri, seperti :

Langkah 1 tidak dijalankan / cukup seadanya = Status Quo akan terjaga di titik ekstrim.

Langkah 2 tidak dijalankan / cukup seadanya = Perubahan terjadi dengan arah yang tidak jelas dan terjadi kebingungan.

Langkah 3 tidak dijalankan / cukup seadanya = Akan terjadi sabotase.

Langkah 4 tidak dijalankan / cukup seadanya = Fungsi-fungsi di dalam organisasi akan sulit beroperasi.

Langkah 5 tidak dijalankan / cukup seadanya = Perubahan tidak akan mencapai titik yang diharapkan.

Kondisi dunia sekarang ini dihadapkan pada suatu ketidakpastian yang semakin general dan integral.Untuk menghadapi ketidakpastian tersebut maka hal yang harus dilakukan adalah melakukan perubahan yang terus menerus dengan kualitas yang semakin meningkat.Sehingga mampu menjadi Bola Salju yang semakin besar semakin dapat menghadang badai ketidak pastian.

Sebaliknya jika organisasi terlambat melakukan perubahan atau perubahan yang dilakukan tidak signifikan terhadap tuntutan konsumen dan masyarakat,atau perubahannya tertinggal oleh pesaing maka organisasi akan digilas oleh keadaan dan bisa menghilang dari peredaran.

Michael Hammer dan James Champy menuliskan bahwa ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer, competition, dan change.( Michael Hammer dan James Champy, Reengineering the Corporation : A Manifesto for Business Revolution, 1994) Pelanggan menjadi penentu, pesaing makin banyak, dan perubahan menjadi konstan.

Persoalan utama didalam melakukan perubahan adalah Resistensi Individual,yang bisa timbul karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan, maka individu punya potensi sebagai sumber penolakan atas perubahan.

Coch dan French Jr. mengusulkan ada enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi perubahan ( L. Coch dan J.R.P.French, Jr. “Overcoming Resistance to Change”, 1948)

1. Pendidikan dan Komunikasi. Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya.
2. Partisipasi. Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil keputusan.
3. Memberikan kemudahan dan dukungan. Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan. Memang memakan waktu, namun akan mengurangi tingkat penolakan.
4. Negosiasi. Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka.
5. Manipulasi dan Kooptasi. Manipulasi adalah menutupi kondisi yang sesungguhnya. Misalnya memlintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan.
6. Paksaan. Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan.

Pendekatan klasik yang dikemukaan oleh Kurt Lewin mencakup tiga langkah. Pertama : UNFREEZING the status quo, lalu MOVEMENT to the new state, dan ketiga REFREEZING the new change to make it permanent (Kurt Lewin, Field Theory in Social Science, 1951) Melalui strategi yang dikemukakan oleh Kurt Lewin, kekuatan pendukung akan semakin banyak dan kekuatan penolak akan semakin sedikit.

Unfreezing : Upaya-upaya untuk mengatasi tekanan-tekanan dari kelompok penentang dan pendukung perubahan. Status quo dicairkan, biasanya kondisi yang sekarang berlangsung (status quo) diguncang sehingga orang merasa kurang nyaman.

Movement : Secara bertahap (step by step) tapi pasti, perubahan dilakukan. Jumlah penentang perubahan berkurang dan jumlah pendukung bertambah. Untuk mencapainya, hasil-hasil perubahan harus segera dirasakan.

Refreezing : Jika kondisi yang diinginkan telah tercapai, stabilkan melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru, dan cara pengelolaan organisasi yang baru lainnya. Jika berhasil maka jumlah penentang akan sangat berkurang, sedangkan jumlah pendudung makin bertambah.

Change Management amat tergantung dari pemimpinnya,Karena budaya pemimpin akan mewarnai arah perubahan organisasi.Untuk itu faktor pemimpin menjadi kunci utama keberhasilan sebuah perubahan. Seorang pemimpin yang mampu membawa perubahan organisasi menjadi lebih baik adalah :

1. Punya Visi yang Inspiring dan Mampu menjadi motivasi bagi seluruh anggota organisasi
2. Punya program kerja yang Terperinci,terarah dan terukur.
3. Perubahan itu dimulai dari diri seseorang pemimpin itu sendiri yang memberikan tauladan bagi seluruh anggota organisasi
4. Membangun kebijaksanaan,melalui kemampuan mendengarkan yang baik.Sebab dengan mengerti orang lain anda mendapatkan kebijaksanaan, mengerti diri sendiri anda mendapatkan pencerahan.
5. Fleksibelitas.Mampu bergerak dan berubah pada situasi apapun.
6. Mampu melihat keunikan para anggota organisasinya
7. Mampu menempatkan orang yang tepat pada pekerjaan/jabatan yang tepat.
8. Selalu mempunyai cara untuk menyelesaikan persoalan dengan berfikir dan bertindak diluar kebiasaan.
9. Selalu menjadi harapan bagi seluruh anggota organisasi

Dengan demikian, perubahan apapun, kebijakan, lokasi, waktu kerja, dst. harus direncanakan dengan matang dan dilaksanakan serta dimonitor dengan baik dan hati-hati.

Read More

Pengertian Total Quality Management

Total Quality Management

TQM atau Total Quality Management (Bahasa Indonesia: manajemen kualitas total) adalah strategi manajemen yang ditujukan untuk menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses dalam organisasi. Sesuai dengan definisi dari ISO, TQM adalah "suatu pendekatan manajemen untuk suatu organisasi yang terpusat pada kualitas, berdasarkan partisipasi semua anggotanya dan bertujuan untuk kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan serta memberi keuntungan untuk semua anggota dalam organisasi serta masyarakat."

Filosofi dasar dari TotalQuality Management  adalah "sebagai efek dari kepuasan konsumen, sebuah organisasi dapat mengalami kesuksesan."

Kendaraan yang digunakan dalam TQM:

1.     Manajemen Harian

2.     Manajemen Kebijakan

3.     Manajemen Cross-functional

TQM telah digunakan secara luas dalam manufaktur, pendidikan, pemerintahan, dan industri jasa, bahkan program-program luar angkasa dan ilmu pengetahuan NASA.

Dalam era globalisasi dan liberalisasi perdagangan, terjadi berbagai perubahan dalam hampir semua aspek, misalnya dalam aspek ekonomi, politik, sosial budaya, teknologi, hukum, hankam, dan aspek lainnya. Berbagai tren baru dalam lingkungan manufaktur membawa dampak terhadap kualitas.

Kelangsungan hidup perusahaan sangat tergantung pada kemampuan untuk memberi respons terhadap perubahan-perubahan tersebut secara efektif. Umumnya perubahan yang terjadi disebabkan oleh berbagai kekuatan yang ada, baik internal maupun eksternal.

Ada empat kekuatan eksternal utama, yaitu karakteristik demografi, kemajuan teknologi, perubahan pasar, dan tekanan sosial serta politik.

Total Quality Management  merupakan suatu konsep manajemen modern yang berusaha untuk merespons secara tepat terhadap setiap perubahan yang ada, baik yang didorong oleh kekuatan eksternal maupun internal. TQM lebih berfokus pada tujuan perusahaan untuk melayani kebutuhan pelanggan dengan memasok barang dan jasa yang memiliki kualitas setinggi mungkin.

Kehadiran TQM sebagai paradigma baru menurut komitmen jangka panjang dan perubahan total atas paradigma manajemen tradisional. Perlunya perubahan total dikarenakan cara menjalankan bisnis dengan TQM berbeda sekali dengan cara tradisional. Perbedaan pokok adalah berupa karakteristik yang tercakup dalam unsur-unsur TQM, yang meliputi:

· Fokus pada pelanggan eksternal dan internal

· Memiliki obsesi tinggi terhadap kualitas

· Pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah

· Adanya komitmen jangka panjang

· Kerja sama tim

· Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan

· Perbaikan proses secara berkesinambungan

· Adanya pendidikan dan pelatihan karyawan yang bersifat bottom-up

· Adanya kebebasan yang terkendali

· Adanya kesatuan tujuan

Munculnya TQM juga dikarenakan adanya kekurangan atau kesalahan dalam menjalankan bisnis dengan mengunakan pendekatan tradisional. Beberapa kekurangan atau kesalahan tersebut (Fandy, 1995:329), antara lain sebagai berikut:

• Berfokus pada jangka pendek
• Cenderung bersifat arogan, tidak berfokus pada pelanggan
• Memandang rendah kontribusi potensial karyawan
• Menganggap bahwa mutu yang lebih baik hanya dapat dicapai dengan biaya yang tinggi
• Mengutamakan bossmanship bukan leadership

Hasil analisis yang dilakukan Benson (et al., 1991) (dalam Hessel, 2003:81) persepsi manajer mengenai manajemen kualitas ideal dan actual dengan instrument tentang delapan area kritikal manajemen kualitas, yaitu peran kepemimpinan, kebijakan kualitas, training product service design, manajemen kualitas pemasok, data kualitas dam pelaporan serta hubungan karyawan. Alat analisis digunakan adalah regresi berganda. Hasil analisis menunjukkan bahwa organizational quality context ternyata mempengaruhi persepsi manajemen kualitas actual maupun ideal.

Pengaruh penerapan TQM pada kinerja organisasi (Hessel, 2003:84) meliputi atas berikut ini.

1.    Proses desain produk.

2.    Manajemen arus proses.

3.    Statistical quality control.

4.    Hubungan jangka panjang dengan pelanggan.

5.    Sikap kerja pekerja

6.    Kinerja organisai pada keunggulan kompetitif.

Read More